Правилник о ближем уређивању поступка јавне набавке
На основу члана 57. став 1. тачка 1. Закона о основама система образовања и васпитања („Сл.гл.РС“ бр.72/09, 52/11 и 55/13) и чл. 54. Статута, а у вези са чланом 22. став 2. Закона о јавним набавкама ("Службени гласник РС", број 124/12), Правилником о садржини акта којим се ближе уређује поступак јавне набавке унутар наручиоца („Службени гласник РС", бр. 106/13),.Школски одбор Основне школе „Мајур“ Мајур, на седници одржаној дана 8.10.2015.донео је следећи:
ПРАВИЛНИК О НАБАВКАМА
I ОПШТЕ ОДРЕДБЕ
1. Предмет уређивања
Члан 1.
Овим Правилником уређује се поступак јавне набавке унутар Основне школе „Мајур” у Мајуру, (у даљем тексту: наручилац) а нарочито: начин планирања набавки (критеријуми, правила и начин одређивања предмета јавне набавке и процењене вредности, начин испитивања и истраживања тржишта), одговорност за планирање, циљеви поступка јавне набавке, начин извршавања обавеза из поступка, начин обезбеђивања конкуренције и начин праћења извршења уговора о јавној набавци.
2. Дефиниције
Члан 2.
Поједини изрази употребљени у овом Правилнику имају следеће значење:
1)набавке су јавне набавке и набавке на које се Закон о јавним набавкама (у даљем тексту: Закон) не примењује;
2) јавна набавка је набавка добара, услуга или радова од стране наручиоца, на начин и под условима прописаним Законом;
3) набавке на које се Закон не примењује су набавка добара, услуга или радова приликом чије реализације се не спроводи поступак јавне набавке прописан Законом;
4) јавна набавка мале вредности је набавка чија процењена вредност није већа од вредности одређене Законом о јавним набавкама, при чему ни укупна процењена вредност истоврсних набавки на годишњем нивоу није већа од вредности одређене овим законом;"
5) план набавки је годишњи план набавки наручиоца, који се састоји од плана јавних набавки и плана набавки на које се закон не примењује.
6) уговор о јавној набавци је теретни уговор закључен у писаној или електронској форми између једног или више понуђача и једног или више наручилаца, који за предмет има набавку добара, пружање услуга или извођење радова;".
7) послови јавних набавки су планирање јавне набавке; спровођење поступка јавне набавке укључујући али не ограничавајући се на учешће у комисији за јавну набавку; израда конкурсне документације; израда аката у поступку јавне набавке; израда уговора о јавној набавци; праћење извршења јавне набавке; сви други послови који су повезани са поступком јавне набавке;
8) лице запослено на пословима јавних набавки је лице које је ангажовано на пословима планирања, спровођења и извршења јавних набавки у радном или ван радног односа у смислу закона којим се уређују радни односи;
9) одговорно лице је директор наручиоца који је овлашћен да у име и за рачун наручиоца преузима права и обавезе;
10) понуђач је лице које у поступку јавне набавке понуди добра, пружање услуга или извођење радова;
11) добављач је понуђач са којим је закључен оквирни споразум или уговор о јавној набавци;
12) представник наручиоца је руководилац наручиоца коме су поверени послови јавних набавки , члан органа управљања, одн.Школског одбора и лица запослена на пословима јавних набавки;
13) благовремена понуда је понуда која је примљена од стране наручиоца у року одређеном у позиву за подношење понуда;
14) одговарајућа понуда је понуда која је благовремена и за коју је утврђено да потпуно испуњава све техничке спецификације;
15) прихватљива понуда је понуда која је благовремена, коју наручилац није одбио због битних недостатака, која је одговарајућа, која не ограничава, нити условљава права наручиоца или обавезе понуђача и која не прелази износ процењене вредности јавне набавке;
16) јавна набавка по партијама је набавка чији је предмет обликован у више посебних истоврсних целина и која је као таква означена у позиву за подношење понуда и конкурсној документацији;
17) општи речник набавке је референтни систем класификације предмета јавне набавке, примењив на уговоре о јавним набавкама, којим се истовремено обезбеђује усклађеност са другим постојећим класификацијама.
18) Оквирни споразум је споразум између једног или више наручилаца и једног или више добављача, чија је сврха утврђивање услова уговора који ће се додељивати током одређеног периода, а који се односе на цене и, где је то прикладно, на количине".
II Систем набавки
Члан 3.
Систем набавки код наручиоца обухвата: овлашћења у планирању набавки, спровођење поступка ради закључења уговора о јавној набавци, извршење и праћење извршења закљученог уговора о јавној набавци, евидентирање и извештавање о спроведеним поступцима и закљученим уговорима.
Утврђивање начина планирања набавки из става 1. овог члана односи се на:
1) критеријуме за планирање набавки;
2) начин исказивања потреба, проверу исказаних потреба и утврђивање стварних потреба за сваку појединачну набавку;
3) правила и начин одређивања предмета набавке и техничких спецификација предмета набавке;
4) правила и начин одређивања процењене вредности набавке;
5) начин испитивања и истраживања тржишта предмета набавке (степен развијености тржишта, упоређивање цена више потенцијалних понуђача, квалитет, период гаранције, одржавање, рокови испоруке, могућности задовољавања потреба наручиоца на другачији начин и сл.);
6) радње у вези са провером врсте поступка и примене одговарајућег поступка, и утврђивање истоврсности добара, услуга и радова;
7) начин одређивања периода на који се уговор о јавној набавци закључује;
8) одређивање динамике покретања поступка набавке;
9) испитивање оправданости резервисане јавне набавке;
10) испитивање оправданости заједничког спровођења јавне набавке;
11) проверу усаглашености плана набавки са буџетом Републике Србије, локалне самоуправе или финансијским планом наручиоца;
12) израду предлога плана набавки и
13) доношење плана набавки.
Члан 4.
Приликом планирања јавне набавке нарочито се узимају у обзир следећи критеријуми:
1) да ли је предмет набавке у функцији обављања делатности наручиоца и у складу са планираним циљевима;
2) да ли техничке спецификације и количине одговарају стварним потребама наручиоца;
3) да ли је процењена вредност конкретне набавке одговарајућа с обзиром на циљеве набавке, имајући у виду техничке спецификације и количине;
4) да ли набавка има за последицу стварање додатних трошкова за наручиоца;
5) да ли постоје друга могућа решења за задовољавање потребе наручиоца;
6) стање на залихама, искуствене показатеље у вези са месечном, кварталном, годишњом потрошњом добара и сл.;
7) трошкове одржавања и коришћења постојеће опреме у односу на трошкове нове опреме, исплативост инвестиције, исплативост ремонта постојеће опреме и сл.
8) трошкове животног циклуса предмета јавне набавке (трошак набавке, трошкове употребе и одржавања, као и трошкове одлагања након употребе);
9) ризици и трошкови у случају неспровођења поступка набавке.
III ЦИЉЕВИ ПОСТУПКА ЈАВНЕ НАБАВКЕ
Члан 5.
Циљ поступка јавне набавке је да се добра, услуге и радови који се набављају буду одговарајућег квалитета и потребних количина и да буду набављени по најповољнијој цени.
Спровођење поступка набавке има за циљ да омогући несметано одвијање процеса рада и обављање делатности.
Службе и лица која учествују у поступку јавних набавки обављају послове у свим фазама поступка у складу са начелима јавних набавки и са пажњом доброг домаћина, односно са начелом ефикасности и економичности, начелом обезбеђења конкуренције и начела транспарентности који се односе на:
1) целисходност и оправданост јавне набавке - прибављање добара, услуга или радова одговарајућег квалитета и потребних количина, за задовољавање стварних потреба наручиоца на ефикасан, економичан и ефективан начин;
2) економично и ефикасно трошење јавних средстава - принцип "вредност за новац", односно прибављање добара, услуга или радова одговарајућег квалитета по најповољнијој цени;
3) ефективност (успешност) - степен до кога су постигнути постављени циљеви, као и однос између планираних и остварених ефеката одређене набавке;
4) транспарентно трошење јавних средстава;
5) обезбеђивање конкуренције и једнак положај свих понуђача у поступку јавне набавке;
6) заштиту животне средине и обезбеђивање енергетске ефикасности;
7) благовремено и ефикасно спровођење поступка јавне набавке за потребе несметаног одвијања процеса рада наручиоца и благовременог задовољавања потреба осталих корисника.
1. Начин извршавања обавеза из поступка јавне набавке
Члан 6.
Овим Правилником наручилац уређује начин извршавања обавеза у поступку јавне набавке, при:
1) планирања јавних набавки;
2) пре доношења одлуке о покретању поступка;
3) приликом израде конкурсне документације;
4) у току отварања понуда;
5) у фази стручне оцене понуда;
6) у току закључења уговора.
IV НАЧИН ПЛАНИРАЊА НАБАВКИ
Члан 7.
Правилникoм се уређују поступак, рокови израде и доношења плана набавки и измена плана набавки, извршење плана набавки, надзор над извршењем, извештавање, овлашћења и одговорност лица која учествују у планирању, као и друга питања од значаја за поступак планирања.
Члан 8.
План јавних набавки доноси директор наручиоца поштујући правила о његовом сачињавању и достављању која су прописана Законом и подзаконским актом.
Наручилац је дужан да донесе годишњи план јавних набавки који садржи следеће податке:
1) редни број јавне набавке;
2) предмет јавне набавке;
3) процењену вредност јавне набавке;
4) врсту поступка јавне набавке;
5) оквирни датум покретања поступка;
6) оквирни датум закључења уговора;
7) оквирни рок трајања уговора.
Наручилац у плану јавних набавки из става 1. овог члана наводи уколико набавку спроводи преко тела за централизоване набавке.
План јавних набавки, измене и допуне плана наручилац објављује на Порталу јавних набавки у року од десет дана од дана доношења.
Изменом и допуном плана јавних набавки сматра се измена у погледу повећања процењене вредности јавне набавке за више од 10%, измена предмета јавне набавке, односно планирање нове јавне набавке.
Ако поједини подаци из плана јавних набавки представљају пословну тајну у смислу закона којим се уређује заштита пословне тајне или представљају тајне податке у смислу закона којим се уређује тајност података, ти подаци из плана се неће објавити.
У случају из става 5. овог члана план јавних набавки се у изворном облику доставља Управи за јавне набавке и Државној ревизорској институцији.
Форму плана јавних набавки као и начин објављивања на Порталу јавних набавки, ближе уређује Управа за јавне набавке.
Наручилац може да покрене поступак јавне набавке ако је набавка предвиђена у годишњем плану јавних набавки.
У изузетним случајевима, када јавну набавку није могуће унапред планирати или из разлога хитности, наручилац може да покрене поступак јавне набавке и ако набавка није предвиђена у плану јавних набавки.
Обавезе које наручилац преузима уговором о јавној набавци морају бити уговорене у складу са прописима којима се уређује буџетски систем, односно располагање финансијским средствима..
1. Критеријуми за планирање набавки
Члан 9.
Критеријуми који се примењују за планирање сваке набавке су:
- да ли је предмет набавке у функцији обављања делатности и у складу са планираним циљевима који су дефинисани у релевантним документима (прописи, стандарди, годишњи програми пословања, усвојене стратегије и акциони планови...)
- да ли техничке спецификације и количине одређеног предмета набавке одговарају стварним потребама наручиоца;
- да ли је процењена вредност набавке одговарајућа с обзиром на циљеве набавке, а имајући у виду техничке спецификације, неопходне количине и стање на тржишту (цена и остали услови набавке);
- да ли набавка има за последицу стварање додатних трошкова, колика је висина и каква је природа тих трошкова и да ли је као таква исплатива;
- да ли постоје друга могућа решења за задовољавање исте потребе и које су предности и недостаци тих решења у односу на постојеће;
- стање на залихама, односно праћење и анализа показатеља у вези са потрошњом добара (дневно, месечно, квартално, годишње и сл);
- прикупљање и анализа постојећих информација и база података о добављачима и закљученим уговорима;
- праћење и поређење трошкова одржавања и коришћења постојеће опреме у односу на трошкове нове опреме, исплативост инвестиције, исплативост ремонта постојеће опреме и сл;
- трошкови животног циклуса предмета јавне набавке (трошак набавке, трошкови употребе и одржавања, као и трошкови одлагања након употребе);
- ризици и трошкови у случају неспровођења поступка набавке, као и трошкови алтернативних решења.
2. Начин исказивања потреба, провера исказаних потреба и утврђивање стварних потреба за сваку појединачну набавку
Члан 10.
Директор школе, као носилац планирања набавки, пре почетка поступка пријављивања потреба за предметима набавки, доставља осталим учесницима у поступку инструкције за планирање.
Инструкције за планирање треба да буду у писаној форми, са дефинисаним обрасцима, упитницима и табелама за прикупљање и достављање тражених података, како о набавкама које се планирају, тако и о реализацији планираних набавки.
Пријављивање потреба набавки директору школе достављају и служба наставе и васпитања, односно председници стручних већа,административно– рачуноводствена служба, и техничка служба у Школи.
Члан 11.
Поступак планирања почиње утврђивањем стварних потреба за предметима набавки, које су неопходне за обављање редовних активности из делокруга наручиоца и које су у складу са постављеним циљевима.
Стварне потребе за добрима, услугама и радовима које треба набавити, лица и службе из члана 10. став 3. овог Правилника одређују се у складу са критеријумима за планирање набавки.
Члан 12.
Проверу да ли су исказане потребе у складу са критеријумима за планирање набавки врши директор школе као носилац планирања и обавештава достављаче потреба о свим уоченим неслагањима потреба са критеријумима за планирање набавки.
Члан 13.
Након пријема обавештења из члана 12. овог Правилника, врше се неопходне исправке и утврђују стварне потребе за сваку појединачну набавку.
3. Правила и начин одређивања предмета набавке и
техничких спецификација предмета набавке
Члан 14.
Предмет набавке су добра, услуге или радови који су одређени у складу са Законом и Општим речником набавки.
Техничке спецификације предмета набавке одређују се у складу са Законом и критеријумима за планирање набавки, тако да се предмет набавке опише на једноставан, јасан, објективан, разумљив и логично структуиран начин.
4. Правила и начин одређивања процењене вредности набавке
Члан 15.
Процењена вредност набавке одређује се у складу са техничким спецификацијама утврђеног предмета набавке и утврђеним количинама, а као резултат претходног искуства у набавци конкретног предмета набавке и спроведеног истраживања тржишта.
5. Начин испитивања и истраживања тржишта предмета набавке
Члан 16.
Лица и службе из члана 10.став 3.овог Правилника, у сарадњи са директором школе као носиоцем планирања, испитују и истражују тржиште сваког појединачног предмета набавке, и то тако што: испитују степен развијености тржишта, упоређују цене више потенцијалних понуђача, прате квалитет, период гаранције, начин и трошкове одржавања, рокове испоруке, постојеће прописе и стандарде, могућности на тржишту за задовољавање потреба наручиоца на другачији начин и др.
Тржиште се испитује на неки од следећих начина:
- испитивањем претходних искустава у набавци овог предмета набавке (постојеће информације и базе података о добављачима и уговорима);
- истраживањем путем интернета (ценовници понуђача, Портал јавних набавки, сајтови других наручилаца, сајтови надлежних институција за објаву релевантних информација о тржишним кретањима...);
- испитивање искустава других наручилаца;
- примарно сакупљање података (анкете, упитници...)
- на други погодан начин, имајући у виду сваки предмет набавке појединачно.
Одређивање одговарајуће врсте поступка и
утврђивање истоврсности добара, услуга и радова
Члан 17.
Директор школе, као носилац планирања, након утврђивања списка свих предмета набавки, одређује укупну процењену вредност истоврсних предмета набавке на нивоу читавог наручиоца, односно Школе као целине.
Директор школе, у сарадњи са стручним службама школе (шеф рачуноводства и секретар школе) одређује врсту поступка за сваки предмет набавке, у складу са укупном процењеном вредношћу истоврсног предмета набавке, и у складу са другим одредбама Закона.
Наручилац не може одређивати процењену вредност јавне набавке, нити може делити истоврсну јавну набавку на више набавки с намером избегавања примене Закона о јавним набавкама или правила oдређивања врсте поступка у односу на процењену вредност јавне набавке. Истоврсна јавна набавка је набавка која има исту или сличну намену, при чему исти понуђачи у односу на природу делатности коју обављају могу да је испуне.
- Начин одређивања периода
на који се уговор о јавној набавци закључује
Члан 18.
Директор школе одређује период на који се уговор о јавној набавци закључује, у складу са важећим прописима и реалним потребама наручиоца, начелом економичности и ефикасности, а као резултат истраживања тржишта сваког предмета набавке.
- Одређивање динамике покретања поступка набавке
Члан 19.
Динамику покретања поступака набавки одређује директор школе као носилац планирања, у складу са претходно дефинисаним оквирним датумима закључења и извршења уговора, а имајући у виду врсту поступка јавне набавке који се спроводи за сваки предмет набавке, објективне рокове за припрему и достављање понуда, као и прописане рокове за захтев за заштиту пра
9. Усаглашавање са нацртом финансијског плана
и израда Предлога плана набавки
Члан 20.
Предлог Плана јавних набавки носилац планирања, директор школе, односно лице коме он наложи у складу са општим актом о ситематизацији и организацији радних места Школе, сачињава и доставља га органу управљања у Школи, односно Школском одбору одмах након сачињеног предлога.
План јавних набавки доноси Школски одбор и исти се у року од десет дана од дана усвајања објављује на Порталу јавних набавки, у складу са Законом и подзаконским актом.
Члан 21.
Измене и допуне плана набавки доносе се у поступку који је прописан за доношење плана набавки, када су испуњени услови прописани Законом.
Измене и допуне плана набавки у року од десет дана од дана доношења достављају се у електронском облику Управи за јавне набавке и Државној ревизорској институцији, на начин прописан Законом и подзаконским актом.
10. Извештај о извршењу плана набавки
Члан 22.
Извештај о извршењу плана набавки сачињавају секретар и шеф рачуноводства . Квартални извештај доставља се Управи за јавне набавке у складу са Законом.
V ДОСТАВЉАЊЕ, ПРИЈЕМ ПИСМЕНА И КОМУНИКАЦИЈА У ПОСЛОВИМА ЈАВНИХ НАБАВКИ
Члан 23.
Достављање, пријем, кретање и евидентирање понуда, пријава и других писмена у вези са поступком јавне набавке и обављањем послова јавних набавки (планирање, спровођење поступка и извршење уговора о јавној набавци) обавља се преко писарнице у секретаријату Школе, у којој се пошта прима, отвара и прегледа, заводи, распоређује, доставља примаоцима и експедује.
Члан 24.
Примљена пошта заводи се у одговарајућој евиденцији истог дана кад је примљена и под датумом под којим је примљенаи одмах се доставља у рад.
Примљене понуде у поступку јавне набавке, измене и допуне понуде, заводе се у тренутку пријема и на свакој понуди, односно измени или допуни понуде, обавезно се мора назначити датум и тачно време пријема.
Уколико запослени утврди неправилности приликом пријема понуде (нпр. понуда није означена као понуда па је отворена, достављена је отворена или оштећена коверта и сл), дужан је да о томе сачини белешку и достави је председнику комисије за јавну набавку.
Запослени који је примио понуде, као и сви запослени који су имали увид у податке о достављеним понудама, дужни су да чувају као пословну тајну имена заинтересованих лица, понуђача, подносилаца пријава, као и податке о поднетим понудама, односно пријавама, до отварања понуда, односно пријава.
Члан 25.
Сва акта у поступку јавне набавке потписује директор школе, а парафира лице које је обрађивало предмет, изузев аката које у складу са одредбама Закона потписује комисија за јавну набавку.
VI СПРОВОЂЕЊЕ ПОСТУПКА ЈАВНЕ НАБАВКЕ
1. Захтев за покретање поступка јавне набавке
Члан 26.
Поступак јавне набавке покреће директор школе, уколико је јавна набавка предвиђена Планом набавки наручиоца за текућу годину.
Директор школе одређује предмет јавне набавке, процењену вредност, техничке спецификације, квалитет, количину и опис добара, радова или услуга, начин спровођења контроле и обезбеђивања гаранције квалитета, техничке прописе и стандарде који се примењују, рок извршења, место извршења или испоруке добара, евентуалне додатне услуге и слично, одржавање и гарантни рок.
Директор школе доноси одлуку о покретању поступка јавне набавке и решење о образовању комисије за јавну набавку, који садрже све потребне елементе прописане Законом.
2. Начин именовања чланова комисије за јавну набавку, односно лица која спроводе поступак јавне набавке
Члан 27.
Комисија за јавну набавку има најмање три члана од којих је један службеник за јавне набавке или лице са стеченим образовањем на правном факултету, на студијама другог степена (дипломске академске студије - мастер, специјалистичке академске студије, специјалистичке струковне студије), односно на основним студијама у трајању од најмање четири године.
Решењем се именују и заменици чланова комисије.
У поступцима јавних набавки добара, услуга или радова чија је процењена вредност већа од троструког износа вредности горњег лимита јавне набавке мале вредности, службеник за јавне набавке мора бити члан Комисије.
За члана комисије може бити именован службеник за јавне набавке и у поступцима јавних набавки добара, услуга или радова чија је процењена вредност мања од вредности утврђене ставом 3. овог члана.
Чланови комисије именују се из реда запослених у служби набавке (секретар и шеф рачуноводства) и корисника набавке, а могу бити именовани и други запослени уколико за то постоји објективна потреба.
За чланове комисије се именују лица која имају одговарајуће стручно образовање из области из које је предмет јавне набавке.
Ако наручилац нема запослено лице које има одговарајуће стручно образовање из области из које је предмет јавне набавке, у комисију се може именовати лице које није запослено код наручица.
У комисију се не могу именовати лица која могу бити у сукобу интереса за предмет јавне набавке.
Након доношења решења, чланови комисије потписују изјаву којом потврђују да у предметној јавној набавци нису у сукобу интереса.
Уколико сматрају да могу бити у сукобу интереса или уколико у току поступка јавне набавке сазнају да могу доћи у сукоб интереса, чланови комисије о томе без одлагања обавештавају орган који је донео решење, а који предузима потребне мере како не би дошло до штетних последица у даљем току поступка јавне набавке.
- Начин пружања стручне помоћи комисији, односно лицима која спроводе поступак јавне набавке
Члан 28.
Све службе и запослени у школи дужне су да у оквиру своје надлежности пруже стручну помоћ комисији.
4. Начин поступања у току израде конкурсне документације
Члан 29.
Комисија за јавну набавку припрема конкурсну документацију, на начин утврђен Законом и подзаконским актима који уређују област јавних набавки, тако да понуђачи на основу исте могу да припреме прихватљиву и одговарајућу понуду.
Конкурсна документација мора да садржи елементе прописане подзаконским актом којим су уређени обавезни елементи конкурсне документације у поступцима јавних набавки.
Комисија је дужна да, у складу са Законом, подзаконским актима, одлуком о покретању поступка и решењем којим је образована, спроведе све радње потребне за реализацију јавне набавке.
5. Додатне информације или појашњења и
измене и допуне конкурсне документације
Члан 30.
Додатне информације или појашњења и потребне измене и допуне конкурсне документације, сачињава комисија за јавну набавку.
6. Објављивање у поступку јавне набавке
Члан 31.
''Оглас о јавној набавци, конкурсна документација и друга акта у поступку јавне набавке прописана Законом о јавним набавкама, објављују се на Порталу јавних набавки и интернет страници наручиоца.
План јавних набавки се објављује на Порталу јавних набавки и интернет страници наручиоца почев од 01. 01. 2016. године у року од 10 дана од дана доношења од стране Школског одбора.
Интерни акт Школе везан за уређивање поступака јавних набавки објављује се на интернет страници Школе, као наручиоца у складу са Законом.
7. Отварање понуда
Члан 32.
На поступак отварања понуда примењују се прописи којима се уређују јавне набавке.
Отварање понуда се спроводи на месту и у време који су наведениу позиву за подношење понуда, као и у конкурсној документацији.
Отварање понуда се спроводи одмах након истека рока за подношење понуда
Отварање понуда је јавно и може присуствовати свако заинтересовано лице. Наручилац ће искључити јавност у поступку отварања понуда уколико је то потребно ради заштите података који представљају пословну тајну у смислу закона којим се уређује заштита пословне тајне или представљају тајне податке у смислу закона којим се уређује тајност података.
У поступку отварања понуда могу активно учествовати само овлашћени представници понуђача.
Прeдстaвник пoнуђaчa кojи учeствуje у пoступку oтвaрaњa пoнудa имa прaвo дa приликoм oтвaрaњa пoнудa изврши увид у пoдaткe из пoнудe кojи сe унoсe у зaписник o oтвaрaњу пoнудa.
Приликом отварања понуда комисија сачињава записник, који садржи податке предвиђене Законом.
Записник о отварању понуда потписују чланови Комисије и представници понуђача, који преузимају примерак записника а понуђачима који нису учествовали у поступку отварања понуда доставља се записник у року од три дана од дана отварања.
8. Начин поступања у фази стручне оцене понуда
Члан 33.
Комисија за јавну набавку је дужна да, након отварања понуда, приступи стручној оцени понуда у складу са Законом, и о прегледу и оцени понуда за јавну набавку сачини извештај о стручној оцени понуда.
Извештај из става 1. овог члана мора да садржи нарочито следеће податке:
1) предмет јавне набавке;
2) процењену вредност јавне набавке укупно и посебно за сваку партију;
3) основне податке о понуђачима;
4) понуде које су одбијене, разлоге за њихово одбијање и понуђену цену тих понуда;
5) ако је понуда одбијена због неуобичајено ниске цене, детаљно образложење - начин на који је утврђена та цена;
6) начин примене методологије доделе пондера;
7) назив понуђача коме се додељује уговор, а ако је понуђач навео да ће набавку извршити уз помоћ подизвођача и назив подизвођача.
Наручилац може доделити уговор понуђачу чија понуда садржи понуђену цену већу од процењене вредности јавне набавке ако није већа од упоредиве тржишне цене и ако су понуђене цене у свим одговарајућим понудама веће од процењене вредности јавне набавке."
9. Доношење одлуке у поступку
Члан 34.
У складу са Извештајем о стручној оцени понуда, комисија за јавну набавку припрема предлог одлуке о додели уговора, предлог одлуке о закључењу оквирног споразума, предлог одлуке о обустави поступка јавне набавке, односно предлог одлуке о признавању квалификације.
Предлог одлуке из става 1. овог члана доставља се одговорном лицу (директору школе) на доношење и потписивање.
Потписана одлука се објављује на Порталу јавних набавки и интернет страници Школе.
Датум објаве одлуке о додели уговора на Порталу јавних набавки од значаја је због рачунања рокова за подношење захтева за заштиту права.''
10. Начин поступања у току закључивања уговора
Члан 35.
По истеку рока за подношење захтева за заштиту права након доношења одлуке о додели уговора, односно одлуке о закључењу оквирног споразума, односно ако у року предвиђеним Законом није поднет захтев за заштиту права или је захтев за заштиту права одбачен или одбијен, комисија за јавну набавку сачињава предлог уговора, а исти мора одговарати моделу уговора из конкурсне документације.
Предлог уговора, који након прегледа потписује овлашћено лице –директор школе, у року не дужем од пет дана.
Уговор се сачињава у довољном броју примерака према потреби наручиоца (четири примерка) и достављају се на потписивање другој уговорној страни у року од осам дана од истека рока из става 1.овог члана.
Потписани примерци уговора достављају се рачуноводству школе и архиви, односно уз документацију о спроведеној набавци.
11. Поступање у случају подношења захтева за заштиту права
Члан 36.
Комисија поступа по пријему захтева за заштиту права, у складу са Законом.
У случају потребе за стручном помоћи, комисија поступа у складу са чланом 27. овог Правилника.
VII ОВЛАШЋЕЊА И ОДГОВОРНОСТИ У ПОСТУПКУ
ЈАВНЕ НАБАВКЕ
Члан 37.
За законитост спровођења поступка јавне набавке, сачињавање предлога и доношење одлука, решења и других аката у поступку јавне набавке одговорни су: директор школе, секретар, шеф рачуноводствена и комисија за јавну набавку.
Акте у поступку јавне набавке, конкурсну документацију, записник о отврању понуда и извештај о стручној оцени понуда сачињава комисија за јавну набавку.
Додатне услове за учешће у поступку јавне набавке, одређује комисија за јавну набавку.
Техничке спецификације предмета јавне набавке одређује подносилац захтева за покретање поступка јавне набавке, односно директор школе и одговоран је за исте. Техничке спецификације, као обавезан део конкурсне документације, подносилац захтева, односно директородређује на начин који ће омогућити задовољавање стварних потреба наручиоца и истовремено омогући широком кругу понуђача да поднесу одговарајуће понуде.
Комисија може извршити измене техничких спецификација, уз претходно прибављену сагласност подносиоца захтева, односно директора.
Критеријуме за доделу уговора и елементе критеријума, као и методологију за доделу пондера за сваки елемент критеријума, начин навођења, описивања и вредновања елемената критеријума у конкурсној документацији, утврђује комисија, узимајући у обзир врсту, техничку сложеност, трајање, вредност јавне набавке и сл.
Утврђивање упоредивости понуђене цене са тржишном ценом врши комисија.
Модел уговора сачињава комисија, а уколико модел уговора који комисија припрема као саставни део конкурсне документације захтева посебна стручна знања, комисија може захтевати стручну помоћ стручних служби Школе.
У поступку заштите права поступа комисија за набавку, која може захтевати стручну помоћ рачуноводствене и осталих стручних службишколе. Ако је захтев за заштиту права уредан, благовремен и изјављен од стране овлашћеног лица, комисија за јавну набавку је дужна да на основу чињеничног стања, у име и за рачун наручиоца одлучи по поднетом захтеву, тако што са примљеним захтевом за заштиту права предузима радње на начин, у роковима и по поступку који је прописан Законом.
За поступање у роковима за закључење уговора, одговоран је директор школе.
Прикупљање података, сачињавање и достављање извештаја о јавним набавкамаУправи за јавне набавке и Државној ревизорској институцији врше секретар и шеф рачуноводства Школе. Извештаји се достављају након потписивања од стране директора школе.
VIII НАЧИН ОБЕЗБЕЂИВАЊА КОНКУРЕНЦИЈЕ
Члан 38.
Конкуренција у свим поступцима јавне набавке обезбеђује се у складу са Законом, уз обавезу примене начела транспарентности поступка јавне набавке.
У поступку јавне набавке неопходно је одредити услове за учешће у поступку, техничке спецификације и критеријуме за доделу уговора на начин који обезбеђује учешће што већег броја понуђача и подносиоца пријава и који не ствара дискриминацију међу понуђачима.
IX НАЧИН ПОСТУПАЊА У ЦИЉУ ЗАШТИТЕ ПОДАТАКА
И ОДРЕЂИВАЊЕ ПОВЕРЉИВОСТИ
Члан 39.
Чланови комисије, као и сви запослени који су имали увид у податке о понуђачима садржане у понуди које је као поверљиве, у складу са Законом, понуђач означио у понуди, дужни су да чувају као поверљиве и одбију давање информације која би значила повреду поверљивости података добијених у понуди.
Не сматрају се поверљивим докази о испуњености обавезних услова, цена и други подаци из понуде који су од значаја за примену елемената критеријума и рангирање понуде.
Понуде и сва документација из поступка набавке, чувају се у циљу заштите података у складу са законом.
Свим лицима која учествују у спровођењу поступка јавне набавке, односно у припреми конкурсне документације за јавну набавку или појединих њених делова, забрањено је да трећим лицима саопштавају било које незваничне податке у вези са јавном набавком.
Документација се чува у секретаријату и рачуноводственој служби школе до извршења уговора, након чега се врши архивир
.Одређивање поверљивости
Члан 40.
У конкурсној документацији може се захтевати заштита поверљивости података који се понуђачима стављају на располагање, укључујући и њихове подизвођаче.
Преузимање конкурсне документације може се условити потписивањем изјаве или споразума о чувању поверљивих података уколико ти подаци представљају пословну тајну у смислу закона којим се уређује заштита пословне тајне или представљају тајне податке у смислу закона којим се уређује тајност података.
Комисија је дужна да поступа са поверљивим подацима у складу са Законом.
X НАЧИН ЕВИДЕНТИРАЊА СВИХ РАДЊИ И АКАТА, ЧУВАЊЕ ДОКУМЕНТАЦИЈЕ У ВЕЗИ СА ЈАВНИМ НАБАВКАМА И ВОЂЕЊА ЕВИДЕНЦИЈЕ ЗАКЉУЧЕНИХ УГОВОРА ИДОБАВЉАЧА
Члан 41.
Наручилац је дужан да евидентира све радње и акте током планирања, спровођења поступка и извршења јавне набавке, да чува сву документацију везану за јавне набавке у складу са прописима који уређују област документарне грађе и архива, најмање десет година од истека уговореног рока за извршење појединачног уговора о јавној набавци, односно пет година од доношења одлуке о обустави поступка и да води евиденцију свих закључених уговора о јавним набавкама и евиденцију добављача.
Секретар и шеф рачуноводства школе су дужни да прикупљају и евидентирају податке о поступцима јавних набавки и закљученим уговорима о јавним набавкама, као и да Управи за јавне набавке достављају тромесечни извештај најкасније до 10-ог у месецу који следи по истеку тромесечја, у складу са Законом(достављање кварталних извештаја – 10. април, 10. јул, 10. октобар, 10. Јануар).
Тромесечни извештај из става 1. овог члана потписује директор школе.
Након извршења уговора о јавној набавци или коначности одлуке о обустави поступка, сва документација се архивира, и сва документацијавезана за јавне набавке чува се у складу са прописима који уређују област документарне грађе и архива, најмање десет година од истека уговореног рока за извршење појединачног уговора о јавној набавци, односно пет година од доношења одлуке о обустави поступка.
Секретар и шеф рачуноводства школе воде евиденцију свих закључених уговора о јавним набавкама и евиденцију добављача, у писаној и/или електронској форми.
XI НАБАВКЕ НА КОЈЕ СЕ ЗАКОН НЕ ПРИМЕЊУЈЕ
- 42.
Набавке на које се закон не примењује одређене су чл. 7, 39. став 2., 122. и 128. Закона.
Ради спречавања постојања сукоба интереса и остваривања конкуренције, у поступку набавке, увек када је то могуће, позивају се најмање три лица која обављају делатност која је предмет набавке и која су према сазнањима способна да изврше набавку, да поднесу понуде.
XII КОНТРОЛА ЈАВНИХ НАБАВКИ
Члан 43.
Контролу јавних набавки врши орган управљања школе (Школски одбор) кроз усвајање финансијских извештаја, извештаја о извршењу финансијског плана, плана јавних набавки и извештаја о извршењу уговора, који подноси директор школе.
Контрола јавних набавки подразумева и конролу набавки на које се Закон не примењује (кроз извршење финансијског плана наручиоца).
XIII ПРАВИЛА КОМУНИКАЦИЈЕ СА ДРУГОМ УГОВОРНОМ СТРАНОМ У ВЕЗИ СА ИЗВРШЕЊЕМ УГОВОРА
Члан 44.
Комуникација са другом уговорном страном у вези са извршењем уговора о јавној набавци одвија се искључиво писаним путем, односно путем поште, електронске поште или факсом.
Комуникацију са другом уговорном страном у вези са извршењем уговора о јавној набавци може вршити само директор школе или лице које је овлашћено од стране директора школе.
1. Одређивање лица за праћење извршења уговора о јавним набавкама
Члан 45.
Праћење извршења уговора о јавној набавци - квантитативни и квалитативни пријем добара, услуга или радова, врши се комисијски. Комисију решењем именује директор школе.
2. Критеријуми, правила и начин провере квантитета и квалитета испоручених добара, пружених услуга или изведених радова
Члан 46.
Комисија која је именована да врше квантитативни и квалитативни пријем добара, услуга или радова, проверава:
- да ли количина испоручених добара, пружених услуга или изведених радова одговара уговореном;
- да ли врста и квалитет испоручених добара, пружених услуга или изведених радова одговарају уговореним, односно да ли су у свему у складу са захтеваним техничким спецификацијама и понудом.
3. Правила за потписивање докумената о
извршеном пријему добара, услуга или радова
Члан 47.
Комисија која је именована да врше квантитативни и квалитативни пријем добара, услуга или радова сачињава:
- записник о квантитативном пријему добара, услуга или радова, чиме се потврђује пријем одређене количине и тражене врсте добара, услуга или радова, као и пријем неопходне документације (уговор, отпремница, улазни рачун и сл.) и
- записник о квалитативном пријему добара, услуга или радова, чиме се потврђује да испоручена добра, услуге или радови у свему одговарају уговореним.
Записници се потписују од стране чланова Комисије из става 1. овог члана и овлашћеног представника друге уговорне стране и сачињавају се у два истоветна примерка, од чега по један примерак задржава свака уговорна страна.
4. Правила поступања у случају рекламација
у вези са извршењем уговора
Члан 48.
У случају када Комисија која је именована да врши радње у вези са праћењем извршења уговора о јавним набавкама утврди да количина или квалитет испоруке не одговара уговореном, не сачињава записник о квантитативном пријему и записник о квалитативном пријему, већ сачињавају и потписују рекламациони записник, у коме наводи у чему испорука није у складу са уговореним.
Комисија из става 1. овог члана у чијем је делокругу праћење извршења уговора о јавној набавци рекламациони записник доставља директору школе.
Другој уговорној страни доставља се рекламациони записник и даље поступа поводом рекламације у вези са извршењем уговора.
Поступање по рекламацији уређује се уговором о јавној набавци, законом којим се уређују облигациони односи и другим прописима који уређују ову област.
5. Правила пријема и оверавања рачуна
и других докумената за плаћање
Члан 49.
Рачуни и друга документа за плаћање примају се у писарници у секретаријату у складу са општим актима и истог дана се достављају рачуноводству школе.
После пријема рачуна за испоручена добра, пружене услуге или изведене радове, служба из става 1.овог члана контролише постојање обавезних података на рачуну који су прописани законом, а код увоза добара и комплетност документације о извршеном увозу, као и уговорене рокове и услове плаћања.
Ако рачун не садржи све податке прописане законом или ако документација о извршеном увозу није комплетна, рачун се враћа издаваоцу рачуна.
6. Правила поступања у вези са изменом уговора
Члан 50.
Секретар и шеф рачуноводства школе у чијем је делокругу праћење извршења уговора о јавној набавци, у случају потребе за изменом уговора о јавној набавци, о томе обавештавају одговорно лице наручиоца- директора школе.
Уколико друга уговорна страна захтева измену уговора о јавној набавци, запослени из става 1. овог члана овај захтев заједно са својим мишљењем о потреби и оправданости захтеваних измена, достављају одговорном лицу наручиоца- директору школе.
Наручилац проверава да ли су испуњени законом прописани услови за измену уговора о јавној набавци.
Уколико су испуњени законом прописани услови за измену уговора о јавној набавци, наручилац израђује предлог одлуке о измени уговора и предлог анекса уговора, које доставља на потпис директору школе.
Наручилац у року од три дана од дана доношења, одлуку објављује на Порталу јавних набавки и доставља извештај Управи за јавне набавке и Државној ревизорској институцији.
7. Правила за састављање извештаја (анализе) о извршењу уговора
Члан 51.
Рачуноводствена служба наручиоца сачињава извештај о извршењу уговора, који нарочито садржи: - опис тока извршења уговора;
- укупну реализовану вредност уговора;
- уочене проблеме током извршења уговора;
- евентуалне предлоге за побољшање.
XIV УСАВРШАВАЊЕ ЗАПОСЛЕНИХ КОЈИ ОБАВЉАЈУ ПОСЛОВЕ
ЈАВНИХ НАБАВКИ
Члан 52.
Наручилац ће омогућити континуирано стручно усавршавање запослених који обављају послове јавних набавки.
XV Завршна одредба
Члан 53.
Овај Правилник ступа на снагу у року од осам дана од дана објављивања на огласној табли Школе.
Председник Школског одбора
Петковић Миљана
У Шапцу,
Дел. бр.372/2-3
Дана 8.10.2015.год.
Правилник о набавкама истакнут на огласну таблу дана. 09.10. 2015. год.